Russian Federation
Russian Federation
In modern management activities often raises the question of the effective use of time to perform work tasks. The article raises the question of the effectiveness of work in an electronic work environment, namely in the file system and the desktop of the computer. It has been proposed to increase efficiency by using the tool 5c in this environment.
5S, organization, workspace, lean manufacturing, files, folders, file sharing
Время – это ресурс, который всегда ограничен. Поэтому важно понимать, что влияет на его эффективное использование. К таким факторам, прежде всего, относится неэффективная организация рабочего пространства [1]. На предприятиях и в организациях зачастую сотрудники работают в офисах за компьютерным столом, и основными инструментами выступают монитор, клавиатура, мышь. Таким образом, рабочим пространством для них выступает файловая система рабочего стола компьютера. А в виртуальном пространстве можно потерять время не только на лишние манипуляции и поиски нужной папки и нужного файла, но и из-за беспорядочного хранения информации, потерять ценные файлы. Поэтому необходим системный и универсальный подход по организации рабочего пространства, особенно для случаев, когда файловая система лежит в локальной сети и доступна нескольким пользователям одновременно.
Для этой цели лучше всего подойдет метод организации рабочего пространства 5S. Применяться система будет по таким же пяти этапам, как и для любого рабочего места, нуждающегося в организации рабочего пространства, с учетом специфики виртуального рабочего пространства [5].
Несмотря на всю простоту метода 5S, стоит отметить главные ошибки и трудности при его внедрении [2]:
- сопротивление сотрудников;
- установлена система штрафов вместо поощрений;
- руководитель не подает хороший пример;
- система внедрена, но никак и никем не контролируется и не поддерживается.
Однако при должном подходе и внимании все эти трудности легко можно устранить еще на этапе внедрения этого инструмента.
Система 5S одинаково хорошо подходит для оптимизации рабочего пространства, как в офисе, так и на производстве. Данный инструмент является одним из самых часто применяемых инструментов бережливого производства [3].
Пропишем подробно и наглядно каждый шаг инструмента 5S. Исходное рабочее пространство сейчас выглядит так, как показано на рис. 1. На рис. ясно видно, что в рабочем пространстве слишком много папок и файлов разной тематики, что существенно затрудняет поиск нужных. Применив подход 5S, мы можем попытаться устранить эти проблемы.
- Сортировка. Первый шаг начинается с оценки рабочего пространства (в нашем случае это файловая система) и все файлы и папки рабочей зоны делят на три категории:
- необходимые папки и файлы – те папки и файлы, которые используются в рабочем процессе ежедневно;
- иногда необходимые папки и файлы – те папки и файлы, которые используются в рабочем процессе нечасто, с какой-либо периодичностью;
- ненужные папки и файлы – те папки и файлы, которые не используются в рабочем процессе.
Сложность на данном этапе заключается в том, что условно сортировать приходится дважды – сначала папки, затем файлы, находящиеся вне папок. В качестве временной меры, папки и файлы сортируют путем добавления в начале их названий номера категории, в которую они попали (рис. 2, а). Также можно для сортировки использовать временные папки с номером категории. В этом случае ненужные папки и файлы сразу отправляются в архив или удаляются.
Папки и файлы, попавшие во вторую категорию, уже не убирают с рабочего пространства, например, в единую папку. Все дальнейшие манипуляции со второй категорией производятся во втором шаге инструмента. От папок и файлов, которые оказались в третьей категории, принято также избавляться, как и в обычном инструменте 5S. Однако в зависимости от характера файла или папки их либо удаляют, либо помещают в папку с номером 99, которая является своего рода архивом.
Благодаря таким стандартным наименованиям легко найти / отследить необходимую информацию за определенный период времени, легко понять по наименованию, что содержится в файле и т.д.
Обычно рабочее пространство в офисах пересекается с рабочим пространством других работников – работа в так называемых сетевых папках. Поэтому, прежде чем «наводить порядок», руководителю функции следует провести встречу с работниками и объявить и объяснить важность внедрения инструмента, поставить необходимую задачу и огласить сроки ее выполнения. Именно так можно добиться общей, удобной для всех стандартной системы названий папок и файлов.
Пример реализации второго шага системы 5S для виртуального рабочего пространства проиллюстрирован на рис. 2, в.
В результате реализации второго шага, папки с названиями компаний и папка «Overall» (в них находятся отчеты по качеству стандартного шаблона) были объединены в одну – «Quality reports», файлы «complaints» были объединены также в соответствующую папку, несколько файлов и одна папка были удалены, все остальные файлы, попавшие в третью группу, перенесены в папку «Архив».
Также рабочее пространство разделяется на зоны. Для виртуального рабочего пространства зонами являются те области (основные папки), в которых сотрудник ежедневно работает. Пример разделения на зоны представлен на рис. 2, г.
Поскольку рабочее пространство не ограничивается одной папкой на компьютере, то предлагается основные рабочие зоны выделить в боковом меню быстрого доступа в проводнике. Каждая папка в боковом меню отвечает за конкретную область работы.
- Содержание в чистоте, систематическая уборка. Этот этап в целом остается практически без изменений. Так же, как и в обычном 5S создается система поддержания рабочего пространства в чистоте и порядке. В основе принципов этого шага – проводить на регулярной основе уборку рабочего пространства [4]. В процессе рабочего дня могут создаваться различные новые файлы или временные файлы. Речь идет, например, про файлы, которые являются нестандартным запросом и не сразу понятно, к какой категории их отнести. Поэтому следует в конце рабочего дня определить их в соответствующие папки или же вовсе удалить, т.е. проводят уборку. Для этого выделяют 5 мин. при планировании своего рабочего времени.
- Стандартизация процесса. Данный шаг универсален – он остается без изменений. Здесь точно так же закрепляются в некотором стандарте самые эффективные решения при выполнении предыдущих трех шагов. Выполнение шагов системы должно стать обыденностью и восприниматься как некие стандартные действия [4]. По итогу должен быть разработанный стандарт организации по применению системы 5S для виртуального рабочего пространства, который должен служить наглядным примером для всех отделов и компании в целом. В таком стандарте должны быть отражены стандарты хранения (сроки хранения, сроки переквалификации в другую категорию), стандарты уборки рабочего пространства, стандарты сортировки. Отдельным необходимым документом можно выделить стандарт наименований в организации и памятка по системе 5S.
- Совершенствование. В этом шаге так же вырабатывается дисциплина выполнения работ, а система должна осознаваться как нечто повседневное и общепринятое. Это первый шаг к выявлению возможностей для улучшений, которые в дальнейшем можно было бы внедрить. Однако только этого недостаточно.
Необходимо на регулярной основе, например, раз в неделю проводить контроль рабочего пространства и самого сотрудника на соответствие пяти шагам системы 5S [4]. Это нужно не только с целью выявления возможностей для улучшений и постоянного совершенствования, но и в первую очередь для поддержания этой системы в рабочем состоянии. В этих целях обычно используют специальные чек-листы, в которых выставляются оценки каждому сотруднику и закрепленному за ним рабочему пространству по всем пяти шагам системы 5S [6, 7]. Для отслеживания хронометража работника на стандартных операциях с целью определения эффективности инструмента можно использовать календарь заданий, в котором отмечается, сколько времени на какую задачу было затрачено.
Под рабочие пространства в файловой системе компьютера обычные чек-листы не подойдут. Поэтому предлагается специальный чек-лист с учетом специфики рабочего пространства. Делится он на пять блоков с соответствующими названиями шагов инструмента 5S. Каждый блок разделен на четыре критерия оценки. Система оценивания состоит из трех оценок: 0 – полное несоответствие; 3 – частичное соответствие; 5 – полное соответствие. Максимальное количество баллов 100. В каждый чек-лист вписывается имя проверяемого сотрудника и его должность для понимания его возможной рабочей зоны. Проект такого чек-листа разработан и представлен на рис. 3.
Как итог, вопросы неэффективного протекания процессов / работ за счет потерь времени на лишних действиях и манипуляциях в электронной рабочей среде вопрос относительно новый. Применив к этой проблеме инструмент бережливого производства 5S, удалось добиться порядка в рабочем пространстве, который не затрудняет поиски нужного файла или папки, а наоборот упрощает. Следующим шагом, для совершенствования системы 5S будет оценка эффективности применения такого модернизированного инструмента и заключение четких конкретных норм в стандарте. Мониторинг состояния рабочих пространства, используя разработанный чек-лист, позволит выявить области для улучшений. Инструмент универсален, и его можно применять на любом предприятии, где активно используется электронный документооборот, так как приводит электронный документооборот к единообразию и позволяет не тратить время на адаптацию файла под собственные стандарты.
1. Kaydzen: klyuch k uspehu yaponskih kompaniy/ Masaaki Imai; Per. s angl. — M.: «Al'pina Biznes Buks», 2018. — 274 s. — (Seriya «Modeli menedzhmenta veduschih korporaciy»);
2. 5S dlya rabochih: kak uluchshit' svoe rabochee mesto: perelozh. kn. Hiroyuki Hirano "5 pillars of the visual workplace: the sourcebook for 5S implementation", vypoln. specialistami izd-va "Productivity Press" : per. s angl. — M.: Izdatel'stvo IKSI, 2018. — 158 s.;
3. Berezhlivyy ofis. Ustranenie poter' vremeni i deneg/ Don Tepping, Enn Dann; Per. s angl. — M.: «Al'pina Pablisher», 2018. — 322 s. — (Seriya «Modeli menedzhmenta veduschih korporaciy»);
4. GOST R 56906-2016 Berezhlivoe proizvodstvo. Organizaciya rabochego prostranstva (5S);
5. GOST R 56407-2015 Berezhlivoe proizvodstvo. Osnovnye metody i instrumenty
6. Visual Factory – Ford Motor Company, May 2000;
7. 5S-Manufacturing – Ford Motor Company, July 2001.
