Moskva, Moscow, Russian Federation
Moskva, Russian Federation
This article discusses the processes of creating a corporate portal as a tool for managing personnel in an organization. It is noted that at a time when part of the employees work remotely, and communication with them is carried out through internal networks, or by telephone, the formation of a new corporate portal modified for these tasks becomes a necessary condition for organizing their effective work and the process of controlling it. If an organization is developing dynamically, has employees and divisions located in different cities, working in the office and remotely, and is interested in forming a cohesive, unified internal corporate culture, maintaining traditions, systematizing communications and processes of its activities, the corporate portal becomes the most powerful tool for company management and personnel management services in achieving these goals.
corporate portal in the personnel management system, formation of corporate culture, effective intra-corporate communications, information flows in personnel management, corporate portal with a "human face"
Цели создания корпоративного портала в организации
Внутриорганизационная информационная сеть Интранет создает и открывает новые возможности в работе с персоналом организации в период дистанционной работы. В то время, когда часть сотрудников находится на «дистанте», связь с ними осуществляется посредством внутренних сетей и по телефону, необходимым условием организации их эффективной работы и процесса контроля над ней, становится формирование нового, измененного под эти задачи корпоративного портала. Данный инструмент, показавший ранее свою эффективность при формировании корпоративной культуры компании, в развитии и распространении организационных стандартов, в процессе управления мощными потоками информации, бизнес- и производственными процессами, снова приобретает свою актуальность.
Кроме того, многие крупные компании имеют широкие филиальные сети в различных регионах и городах нашей страны и за рубежом, дочерние подразделения. Если организация динамично развивается, имеет сотрудников и подразделения, расположенные в различных городах, работающих в офисе и удаленно, и заинтересована, тем не менее, в формировании сплоченной, единой внутренней корпоративной культуры, поддержании традиций, систематизации коммуникаций и процессов своей деятельности, корпоративный портал становится мощнейшим инструментом руководства компании и службы управления персоналом в достижении этих целей.
Особенно это актуально в организациях с высокой численностью персонала. Компании малого и среднего бизнеса имеют возможность общаться, проводить корпоративные мероприятия, совещания, деловые игры в рамках единого структурного офиса, встречаться на корпоративных вечерах, обсуждать все необходимые вопросы в процессе очного формального и неформального общения. В том случае, когда численность сотрудников превышает сто человек, главным фактором успешного развития организации становится создание и развитие эффективного внутриорганизационного делового и неформального общения. При этом появляется проблема неуправляемости и неорганизованности информационных потоков. Развитие корпоративной культуры в организации, где сотрудники работают дистанционно, резко замедляется, либо прекращается вообще, передавать им и закреплять единые стандарты, принципы выполнения функций становится сложно. Невозможно контролировать уровень удовлетворенности сотрудниками на удаленке своим трудом, развивать их коммуникации между собой, между работником и его непосредственным руководителем, между сотрудником и руководством организации.
Корпоративный портал становится тем необходимым инструментарием, который способствует реализации вышеуказанных стратегических задач [1]. Корпоративный портал способствует налаживанию всевозможных коммуникаций и взаимосвязей, процессу их автоматизации, выстраивает логистику и производственные процессы. При этом в случае дистанционной работы части сотрудников, когда все бизнес-процессы в организации были налажены ранее, на первое место при создании и развитии корпоративного портала должен выйти процесс взаимодействия сотрудников.
Однако многие организации стараются создать свою «виртуальную среду» на основе построения основных бизнес-процессов. Такой подход имеет свою особенность. Внедрение корпоративного портала в целях организации документооборота или введения новой системы отчетности организации может вызвать отторжение у большинства работников, функционирующих удаленно, и будет воспринято ими, как усиление функции контроля, увеличение объема предоставляемой отчетной документации [3,8]. Поэтому важно в начале разработать и организовать некий аналог социальной сети, предложить неформальную тематику для общения в ней, постепенно включая в портал административные темы, а также темы, касающиеся непосредственно выполнения функциональных задач сотрудниками. В этом случае удобство таких коммуникаций будет оценено.
Коммуникации в организации, как деловые, так и неформальные, необходимы практически всем сотрудникам. Целью руководства организации и службы управления персоналом является сделать эти коммуникации четкими, структурированными, полезными и защищенными. Работник, приходя в организацию, должен видеть аналог соцсети, в которой ему будет необходимо и комфортно взаимодействовать в течение дня. В этом случае его общение в других соцсетях будет сведено в рабочее время к необходимому минимуму. И наоборот, работники захотят восполнить недостаток в коммуникации общением в других соцсетях, посещать которые в нерабочее время работодатель не может им запретить, туда может уйти огромный поток коммерческой информации [2].
Методы разработки и внедрения корпоративного портала организации
Разработка и внедрение корпоративного портала в организации должна базироваться на финансовом обосновании данного проекта, анализе методов, способов и вариантов его организации, которые существуют на рынке.
Существует три способа организации данного процесса:
- Обращение в компанию веб-разработчиков для создания необходимой оболочки, введение в штат организации должностей программистов для дальнейшего администрирования и создания новых разделов портала при необходимости. Сроки создания корпоративного портала при данном способе осуществления достаточно длительные, фонд оплаты труда будет увеличен. Безусловно, не всякое руководство организации охотно пойдет на такие дополнительные затраты.
- Приобретение специальной IT-платформы, в которой уже будет присутствовать необходимая основа корпоративного портала. При использовании данного способа важным является момент анализа существующих платформ и их дальнейшей адаптации к особенностям и нуждам организации. В случае с дистанционной работой также следует обратить внимание на социальную ориентированность этих платформ для того, чтобы они были приняты и полноценно использовались сотрудниками.
Такие платформы являются менее дорогостоящими, чем вариант разработки такой платформы, и более функциональными, поскольку они обычно уже технически взаимодействуют со многими офисными приложениями, однако, чтобы такую программу социально ориентировать под нужды конкретной организации также необходимы IT-специалисты [2].
- Приобретение готового корпоративного портала на основе формирования его из отдельных частей специального IT-конструктора с понятным и открытым интерфейсом, которым можно управлять без специальных IT-умений. Наладить такой «IT-конструктор» возможно силами программистов организации, либо силами технической поддержки продавца данного продукта, далее постепенно ввести в систему «IT-конструктора» сотрудников организации, наполнить его содержимым, необходимым компании. Стоимость такого способа будет наименьшей по сравнению с рассмотренными ранее вариантами.
Технико-экономические особенности разработки и внедрения корпоративного портала организации
Разрабатываемые в настоящее время «IT-конструкторы» для корпоративного портала организации включают в себя составные части, понятные всем без исключения сотрудникам организаций. Активная часть населения широко использует всевозможные социальные сети, блоги, сервисы и информационные ресурсы. Поиск информации в социальных сетях будет полезен для формирования запросов на корпоративном портале. Каждый работник сможет найти, сохранить, обработать и использовать необходимые данные.
Система профессионального развития персонала уже давно и успешно использует методы и технологии дистанционного взаимодействия работников, в компаниях формируют и активно применяют информационную систему управления знаниями. Однако разработка и внедрение корпоративного портала организации должны быть экономически целесообразны и эффективны [11].
Общеизвестно, что служба управления персоналом является затратным подразделением и не приносит компании прямой прибыли, хотя социально-экономическая эффективность системы управления персоналом многократно исследована, доказана и рассчитана. В связи с этим приведем лишь ряд показателей, касающихся работы персонала организации, его рабочего времени и выполнения функциональных задач сотрудниками, улучшающихся в результате внедрения корпоративного портала (таблица 1):
Таблица 1 – Показатели эффективности внедрения корпоративного портала организации
|
Наименование группы показателей эффективности |
Состав группы показателей эффективности и пути ее достижения |
|
1. Показатели эффективности рабочего времени персонала |
снижение издержек на поиск и отбор необходимой информации; снижение потерь содержательности корпоративной информации; сокращение времени на осуществление основных бизнес-процессов в организации; ликвидация проблем взаимодействия сотрудников организации; ускоренная адаптация вновь принятых сотрудников. |
|
2. Показатели эффективности осуществления бизнес-процессов в организации |
совместная работа сотрудников над документами на корпоративном портале, с задействованием системы внутреннего документооборота; увеличение скорости визирования документов; повышение эффективности взаимодействия между подразделениями организации; сокращение числа командировок в организации, ее филиалах и дочерних компаниях. |
|
3. Показатели повышения качества принятия и реализации управленческих решений
|
возможность обсуждения и корректировки планов в гибких рабочих группах, формирующихся из числа сотрудников, необходимых для их реализации; ясность и доступность результатов труда персонала; наличие и возможность применения образцов и шаблонов при выполнении функций основными структурными и прибылеобразующими подразделениями организации. |
|
4. Рост результативности труда работников организации |
повышение качества информированности сотрудников о работе организации в целом и работе отдельных подразделений; накопление положительного опыта передовых сотрудников в общей корпоративной базе знаний; передача и распространение положительного опыта и знаний внутри организации; возможность непрерывного обучения персонала. |
|
прозрачность и доступность всех процессов и функций в организации; усиление контроля за внутренней деловой перепиской работников; усиление контроля за занятостью сотрудников, их присутствием и отсутствием на рабочих местах даже на удаленной работе; повышение эффективности обратной связи руководства организации с персоналом |
|
повышение качества обслуживания клиентов организации; повышение конкурентоспособности организации на рынке; улучшение имиджа организации в глазах персонала, потребителей товаров и услуг, настоящих и потенциальных инвесторов, деловых партнеров. |
Зарубежные специалисты по управлению персоналом и коллеги в IT-сфере рассуждают следующим образом: корпоративный портал организации – это необходимое решение в случае внедрения дистанционной работы сотрудников для экономии ресурсов времени и повышения производительности труда. Если персонал на дистанционной работе тратит меньше времени на поиск, сортировку и обработку информации, необходимой для выполнения их функций, для организации своего труда, организация оказывается в выигрыше [4, 7].
Состав и содержание информационных блоков на корпоративном портале
Разделы корпоративного портала можно объединить по целевым группам информации [12,13]:
- Основные сведения об организации:
- История создания организации, организационные цели и ценности, корпоративный кодекс;
- Новости организации (приказы, распоряжения, правила внутреннего трудового распорядка);
- Отчеты о деятельности организации.
- Информация для работников:
- Создается личный кабинет, в который может войти только работник по своему логину и паролю. В личном кабинете указываются:
- персональные данные работника;
- информация об оставшихся днях и датах очередного отпуска;
- поля для заказа справок: СТД-Р, 2-НДФЛ, справок с места работы;
- заявка на изготовление копии трудовой книжки;
- информация о пройденном обучении;
- схема персональной системы мотивации сотрудника с возможностью видеть исполнение плановых показателей эффективности (применяется в зависимости от возможности подсчета таких показателей).
- Создается отдельная страница Службы управления персоналом (можно создать аналогичные страницы и для других подразделений), где содержится информация:
- о текущих проектах по управлению персоналом,
- сотрудниках, занимаемых ведущие должности в службе управления персоналом, их телефоны для связи,
- о присутствии сотрудника на корпоративном портале в текущее время,
- о возможности пройти дополнительное обучение, ключи и доступы к учебным курсам, с возможностью согласования персональной программы обучения с непосредственным руководителем,
- рекомендации по переквалификации или получении IT-профессии,
- о наличии активных вакансий,
- новости, последние события,
- интересные статьи,
- справочная информация – обзоры рынка труда, информация о ближайших мероприятиях, конференциях
- информация о том, как пройти деловую оценку,
- перечень ключевых компетенций для работников, утвержденных в организации,
- популярные HR-блоги, доски объявлений,
- возможная беседа с чат-бот в целях выяснения ключевых вопросов, касающихся управления персоналом,
- о наличии специальных рабочих групп, ведущих дискуссии в режиме реального времени,
- календарь совещаний и переговоров,
- информация о способах приглашения работников на совещания и переговоры, схема подтверждения присутствия, документация о проведенных ранее совещаниях;
- доступные для прохождения профессиональные и психологические тесты.
Кроме того, каждый сотрудник должен иметь возможность усовершенствовать корпоративный портал, высказав и обосновав свою идею.
Для этого необходимо создать на портале специальную форму, в которой будет изложена сама идея, доказательства ее необходимости, организован сбор подписей коллег в ее поддержку. Идеи могут касаться и развития организации в целом или конкретного подразделения, продукции или услуги [9]. Идеи должны сортироваться по сути, форме и отправляться по назначению. Например, в службу управления персоналом, в службу качества продукции и оказания услуг, в подразделение по логистике и т.д. Необходимо установить срок и время ответа на идею, форму ответа и место, куда ответ будет приходить: корпоративный портал, личный кабинет сотрудника или его электронная почта.
Для того, чтобы корпоративный портал работал, важно сделать его оформление красивым и презентабельным, работники должны видеть, что он создан не по остаточному принципу, а с заботой о них. Отговорка, что внешний вид и функционирование портала «оставляют желать лучшего» и получат развитие в будущем, сыграет отрицательную роль. Но и красивая картинка – тоже не залог успеха и популярности портала среди работников. Каждый сотрудник в организации, находится он в офисе или в удаленном режиме, в головной компании и в филиале, должен понимать, что на портале он всегда может найти актуальную обновленную информацию, что руководство организации – частый гость на страницах портала, что мысли и идеи могут быть высказаны работниками прямо, они получат реальную оценку и отклик. Корпоративный портал в условиях удаленного рабочего места должен дать работникам ощущение полноценной команды, чувство защищенности, информированности и ощущение, что его слышат, видят и понимают в организации, несмотря на реальную физическую удаленность расположения.
Интересным представляется тот факт, что эффективность работы корпоративного портала в части выполнения поставленных перед ним задач можно проанализировать с помощью оценки реализуемых на нем коммуникаций. Например, важным показателем является наличие нового созданного, опубликованного и позднее отредактированного тематического материала. Кроме того, актуально проследить, были ли созданы на портале новые проектные группы, насколько часто происходит общение, насколько активен каждый из участников, много ли работников зашли в группу формально и позднее потеряли к ней интерес. В идеале создание таких проектных групп на корпоративном портале должно приводить к формированию и принятию совместных решений, после чего группу возможно закрыть, либо переорганизовать с новым составом для решения новых задач.
Интересна также глубина, частота и время просмотра той или иной информации на корпоративном портале. Проанализировав эти показатели, можно сделать вывод о полезности публикуемой информации. Важными показателями при оценке уже созданного и функционирующего портала являются число активных пользователей, наличие или отсутствие вовлеченности работников в дискуссии по различной тематике [1, 5].
С помощью информационного портала возможно оценивать не только эффективность самого портала, можно проводить оценку эффективности проведенного обучения персонала, эффективность системы мотивации и оплаты труда, базируясь на реальных и оперативных опросах работников, например, непосредственно после прохождения обучения.
Корпоративный портал должен быть защищен от внешнего проникновения. В противном случае он станет легкой добычей для конкурирующей организации, которая сможет учесть все плюсы и минусы, смоделировав собственный усовершенствованный ресурс портала [6]. При отсутствии специальной службы безопасности в организации необходимо задействовать внешних экспертов и провайдеров, подписав предварительное соглашение о неразглашении информации, персональных данных, содержания документов и сведений, касающихся функционирования организации.
1. Vnutrenniy portal kompanii: vchera, segodnya, zavtra [Elektronnyy resurs]. – URL : https://habr.com/ru/company/vk/blog/232577/ (data obrascheniya: 18.09.2022).
2. Vnutrenniy portal kompanii: ot idei do itoga [Elektronnyy resurs]. – URL : https://vc.ru/hr/227469-vnutrenniy-portal-kompanii-ot-idei-do-itoga (data obrascheniya 21.09.2022).
3. Dzhordzh Nel'son. «Kak videt'. Vizual'noe puteshestvie po miru, sozdannomu chelovekom». – Moskva : Mif, 2020, – 248 s.
4. Domingos P. Verhovnyy algoritm: kak mashinnoe obuchenie izmenit nash mir / Pedro Domingos; per. s angl. V. Gorohova ; [nauch. red. A. Sboev, A. Serenko]. — Moskva : Mann, Ivanov i Ferber, 2016. – 336 s.
5. Kakie zadachi mozhno reshit' pri pomoschi korporativnogo portala [Elektronnyy resurs]. – URL : https://habr.com/ru/post/146176/ (data obrascheniya 17.09.2022).
6. Korporativnye portaly: funkcii, zadachi i metriki effektivnosti. [Elektronnyy resurs]. – URL : https://www.uplab.ru/blog/corporate-portals/ (data obrascheniya: 19.09.2022).
7. Korporativnyy portal kak instrument dlya organizacii vnutrennih kommunikaciy v proizvodstvennyh kompaniyah [Elektronnyy resurs]. – URL : http://www.remmag.ru/admin/upload_data/remmag/12–4/Microsoft.pdf (data obrascheniya: 20.09.2022).
8. Neyt Kuper i Kim Dzhi. Kak sozdat' sayt. Komiks-putevoditel' po HTML, CSS i WordPress. – Moskva : Mif, 2019, – 256 s.
9. Sidorenko I. Dizayner interfeysov. Principy raboty i postroenie kar'ery. – Moskva : Olimp-Biznes, 2019. – 224 s.
10. Soft-balans. Vnedrenie, soprovozhdenie, integraciya 1S:Predpriyatiya. [Elektronnyy resurs]. – URL : https://sb-https://sb-vnedr.ru/upload/BC.pdf. (data obrascheniya: 20.09.2022).
11. Strukturnoe myshlenie: vazhnoe otlichie cheloveka ot II: [Elektronnyy resurs]. – URL : https://habr.com/ru/company/vk/blog/232577 (data obrascheniya: 18.09.2022).
12. Habr — krupneyshiy v Evrope resurs dlya IT-specialistov. [Elektronnyy resurs]. – URL : https://habr.com/ru/company/jomportal/blog/15645 (data obrascheniya: 21.09.2022).
13. Mas Roland, Hertsog Rafael The Debian Administrator's Handbook, 2021. ISBN: 979–10–91414–16–6 (English paperback) ISBN: 979–10–91414–17–3 (English ebook).
