УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: НЕКОТОРЫЕ СТРАТЕГИИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Сосновский И. В.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Cochobckni@mail.ru

Елтышев Д. К.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Eltyshev@pstu.ru

Аннотация. В статье предпринята попытка анализа вариантов решения проблемы оперативного доступа к актуальной технической документации по оборудованию для специалистов, работающих с электротехническими системами, контрольно-измерительными приборами (КИП) и автоматизированными системами управления технологическими процессами (АСУ ТП). Поиск документации, зачастую хранящейся в централизованных архивах или на удаленных серверах, занимает значительное количество времени. Кроме того, отсутствие связи между оборудованием и его документами, а также вероятность потери или устаревания информации значительно осложняют процесс технического обслуживания.

Ключевые слова: техническая информация, контрольно-измерительные приборы, автоматизированные системы управления, технологические процессы, QR-коды, системы управления документами.

Поиск информации для проектов, отчетов и аудитов соответствия становится сложной задачей, когда документы хранятся на отдельных платформах, спрятаны в почтовых ящиках или изолированы в картотечных шкафах. Проблема усложняется еще больше, когда речь идет о крупном предприятии с обширной документацией и усложненной системой данных. Сотни (или тысячи) сотрудников ежедневно передают данные и делятся деталями проекта, поэтому важная информация может легко потеряться, неправильно скопироваться или быть отправлена ​​не тому человеку. Возникающая путаница и затраченное время влияют на эффективность и угрожают безопасности данных.

По данным опроса [6], проведенного среди специалистов по пуско-

наладке (ПНР) и обслуживанию контрольно-измерительных приборов

(КИП), автоматизированных систем управления технологическими

процессами (АСУ ТП) и электротехнического оборудования, более 30%

участников затрачивают от 3 часов до нескольких дней на поиск

недостающей документации. Аналогичные проблемы выявлены при подготовке наряд-допусков, что указывает на необходимость оптимизации

этих процессов.

Проблемы, с которыми сталкиваются специалисты, можно разделить на

несколько основных категорий:

• сложность поиска технической документации. Электрооборудование

и системы АСУ ТП часто сопровождаются большими объемами

документации, которая может включать схемы, паспорта, инструкции по

эксплуатации, протоколы калибровки и настройки. Важно иметь быстрый

доступ к актуальным документам, чтобы своевременно устранить

неисправности и выполнить техническое обслуживание;

• невозможность хранения всей документации вблизи оборудования.

На большинстве объектов, где используется электрооборудование, КИП и

АСУ ТП, невозможно хранить полные комплекты документации

непосредственно в местах расположения этих систем. Это связано с

ограничением пространства, необходимостью поддержания порядка на

рабочих местах и ограничениями по физическому доступу к архивам;

• риски задержек при подготовке документов для проведения пуско-

наладочных работ. Одним из важнейших аспектов в работе с КИП и АСУ ТП

является наличие своевременно подготовленных документов для наряд-

допуска и пуско-наладочных работ. На практике эти документы часто

отсутствуют или теряются, что требует дополнительного времени на их

поиск и восстановление.

Часть проблемы заключается в разрозненном подходе к созданию и хранению документов. Многие предприятия по-прежнему разделяют документы между бумажными и электронными файлами или используют мешанину цифровых приложений. Это создает неэффективную, запутанную, подверженную ошибкам систему, требующую много времени для поиска данных и обмена ими.

Когда сотрудники копируют информацию, ошибки могут поставить под угрозу точность данных. Безопасность также становится проблемой, особенно когда удаленные сотрудники используют компьютеры или сети без достаточной защиты от кибератак. Без возможности контролировать документы по всему предприятию можно не заметить ошибку вовремя, что приведет к проблемам в дальнейшем.

Подходы к решению проблемы быстрого доступа к документации для электрооборудования и АСУ ТП

Для решения описанных проблем существует несколько подходов,

направленных на упрощение доступа к документации, связанных с

электрооборудованием и автоматизацией процессов:

1) Использование QR-кодов на электрооборудовании и устройствах

КИП. Внедрение QR-кодов, размещенных непосредственно на оборудовании,

позволяет оперативно получить доступ к необходимой документации с

помощью мобильных устройств. Это решение особенно эффективно для

крупных объектов, где физическое хранение документации невозможно или

нецелесообразно. QR-коды могут быть привязаны к цифровым архивам с

документацией, включая схемы подключения, паспорта на оборудование,

протоколы настройки и эксплуатации.

2) Интеграция с мобильными приложениями для быстрого доступа.

Для повышения эффективности поиска и доступа к документации важно

использовать мобильные приложения, которые обеспечат быстрый поиск по

базе данных, доступной через QR-коды. Такие приложения могут быть

интегрированы с облачными хранилищами, что позволяет хранить

актуальную документацию и быстро обновлять ее при необходимости. При

этом специалисты могут в реальном времени получать доступ к документам

в процессе работы, что значительно ускоряет выполнение задач [2].

Системы управления документами

Системы управления документами обеспечивают централизованное цифровое решение для создания, организации, пересмотра, хранения и поиска документов. Модернизация процесса управления документами оптимизирует рабочие процессы и позволяет корпоративным командам быстрее выполнять важную работу.

Внедрение СУД объединяет все документы в единую базу данных и автоматически оптимизирует создание новых и совместную работу с ними.  Алгоритмы шифрования и средства управления разрешениями защищают документы от несанкционированного доступа, а инструменты отслеживания обеспечивают необходимый надзор.

Базовые компоненты системы электронного документооборота создают организованную среду для управления документами и формируют основу для эффективности, производительности и целостности данных. Функции хранения и поиска, составляющие основу программного обеспечения СУД, обеспечивают:

• Централизованный источник информации. Документы из каждого отдела находятся в системе СУД, поэтому сотрудники точно знают, где найти важные данные.
• Удобный поиск. Параметры поиска по ключевым словам и полнотекстового поиска позволяют сотрудникам быстро находить необходимые документы. Метаданные помогают фильтровать в соответствии с такими категориями, как  тема, дата, отдел, проект или автор.
• Масштабируемость. Гибкое облачное хранилище можно масштабировать по мере необходимости для обработки изменений объема документов.
• Надежность данных. Централизованное хранилище автоматически синхронизирует обновления документов и данных, чтобы минимизировать задержки и поддерживать актуальные, точные записи.

• Автоматизация передачи документов и данных. Вложения электронной почты, счета-фактуры, Google Docs, электронные таблицы и данные из программных платформ, таких как CRM и ERP, регистрируются в системе без необходимости ручного ввода.

Система управления корпоративными документами объединяет критически важные данные на одной платформе, поэтому сотрудникам больше не нужно искать информацию в нескольких приложениях [1].

Управление корпоративными документами с использованием цифровых технологий может оказать огромное влияние на эффективность работы сотрудников. Время, необходимое для поиска того или иного документа, может сократиться в разы. Однако простого внедрения электронных систем недостаточно для того, чтобы технологии способствовали увеличению производительности. Путь к новому процессу управления документами начинается с планирования и оценки доступных решений. Необходимо предварительно провести исследования, аудиты, чтобы понять, какая именно система подходит данному конкретному предприятию. Все эти нюансы необходимо учитывать при выборе электронной системы для хранения, поиска документации и обеспечения непосредственного и безопасного доступа к ней.

Список использованной литературы

1. 1. Jordan S., Zabukovšek S., Šišovska Klančnik I. Document Management System – A Way to Digital Transformation. June 2022 Naše gospodarstvo/Our economy 68(2):43-54. URL: https://www.researchgate.net/publication/361922600_Document_Management_System_-_A_Way_to_Digital_Transformation (дата обращения 26.01.2025).
   2. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии 2023, Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   3. Антоненко И. Н. EAM-система TRIM: от автоматизации ТОиР к управлению активами // Автоматизация в промышленности. - 2015. - № 1.
   4. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии // Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   5. Антоненко И.Н. Семь шагов к эффективному управлению данными о производственных активах // Химагрегаты. — 2022. — №2(58). — С.28-32.
   6. Социальный опрос, анкета [Электронный ресурс]. – URL: https://forms.yandex.ru/cloud/admin/6739ad612530c25c7cc07471/answers?view= stats (дата обращения 25.01.2025).

Информация об авторах:

Сосновский Иван Владимирович – студент магистратуры, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

Елтышев Денис Константинович – доцент, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: НЕКОТОРЫЕ СТРАТЕГИИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Сосновский И. В.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Cochobckni@mail.ru

Елтышев Д. К.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Eltyshev@pstu.ru

Аннотация. В статье предпринята попытка анализа вариантов решения проблемы оперативного доступа к актуальной технической документации по оборудованию для специалистов, работающих с электротехническими системами, контрольно-измерительными приборами (КИП) и автоматизированными системами управления технологическими процессами (АСУ ТП). Поиск документации, зачастую хранящейся в централизованных архивах или на удаленных серверах, занимает значительное количество времени. Кроме того, отсутствие связи между оборудованием и его документами, а также вероятность потери или устаревания информации значительно осложняют процесс технического обслуживания.

Ключевые слова: техническая информация, контрольно-измерительные приборы, автоматизированные системы управления, технологические процессы, QR-коды, системы управления документами.

Поиск информации для проектов, отчетов и аудитов соответствия становится сложной задачей, когда документы хранятся на отдельных платформах, спрятаны в почтовых ящиках или изолированы в картотечных шкафах. Проблема усложняется еще больше, когда речь идет о крупном предприятии с обширной документацией и усложненной системой данных. Сотни (или тысячи) сотрудников ежедневно передают данные и делятся деталями проекта, поэтому важная информация может легко потеряться, неправильно скопироваться или быть отправлена ​​не тому человеку. Возникающая путаница и затраченное время влияют на эффективность и угрожают безопасности данных.

По данным опроса [6], проведенного среди специалистов по пуско-

наладке (ПНР) и обслуживанию контрольно-измерительных приборов

(КИП), автоматизированных систем управления технологическими

процессами (АСУ ТП) и электротехнического оборудования, более 30%

участников затрачивают от 3 часов до нескольких дней на поиск

недостающей документации. Аналогичные проблемы выявлены при подготовке наряд-допусков, что указывает на необходимость оптимизации

этих процессов.

Проблемы, с которыми сталкиваются специалисты, можно разделить на

несколько основных категорий:

• сложность поиска технической документации. Электрооборудование

и системы АСУ ТП часто сопровождаются большими объемами

документации, которая может включать схемы, паспорта, инструкции по

эксплуатации, протоколы калибровки и настройки. Важно иметь быстрый

доступ к актуальным документам, чтобы своевременно устранить

неисправности и выполнить техническое обслуживание;

• невозможность хранения всей документации вблизи оборудования.

На большинстве объектов, где используется электрооборудование, КИП и

АСУ ТП, невозможно хранить полные комплекты документации

непосредственно в местах расположения этих систем. Это связано с

ограничением пространства, необходимостью поддержания порядка на

рабочих местах и ограничениями по физическому доступу к архивам;

• риски задержек при подготовке документов для проведения пуско-

наладочных работ. Одним из важнейших аспектов в работе с КИП и АСУ ТП

является наличие своевременно подготовленных документов для наряд-

допуска и пуско-наладочных работ. На практике эти документы часто

отсутствуют или теряются, что требует дополнительного времени на их

поиск и восстановление.

Часть проблемы заключается в разрозненном подходе к созданию и хранению документов. Многие предприятия по-прежнему разделяют документы между бумажными и электронными файлами или используют мешанину цифровых приложений. Это создает неэффективную, запутанную, подверженную ошибкам систему, требующую много времени для поиска данных и обмена ими.

Когда сотрудники копируют информацию, ошибки могут поставить под угрозу точность данных. Безопасность также становится проблемой, особенно когда удаленные сотрудники используют компьютеры или сети без достаточной защиты от кибератак. Без возможности контролировать документы по всему предприятию можно не заметить ошибку вовремя, что приведет к проблемам в дальнейшем.

Подходы к решению проблемы быстрого доступа к документации для электрооборудования и АСУ ТП

Для решения описанных проблем существует несколько подходов,

направленных на упрощение доступа к документации, связанных с

электрооборудованием и автоматизацией процессов:

1) Использование QR-кодов на электрооборудовании и устройствах

КИП. Внедрение QR-кодов, размещенных непосредственно на оборудовании,

позволяет оперативно получить доступ к необходимой документации с

помощью мобильных устройств. Это решение особенно эффективно для

крупных объектов, где физическое хранение документации невозможно или

нецелесообразно. QR-коды могут быть привязаны к цифровым архивам с

документацией, включая схемы подключения, паспорта на оборудование,

протоколы настройки и эксплуатации.

2) Интеграция с мобильными приложениями для быстрого доступа.

Для повышения эффективности поиска и доступа к документации важно

использовать мобильные приложения, которые обеспечат быстрый поиск по

базе данных, доступной через QR-коды. Такие приложения могут быть

интегрированы с облачными хранилищами, что позволяет хранить

актуальную документацию и быстро обновлять ее при необходимости. При

этом специалисты могут в реальном времени получать доступ к документам

в процессе работы, что значительно ускоряет выполнение задач [2].

Системы управления документами

Системы управления документами обеспечивают централизованное цифровое решение для создания, организации, пересмотра, хранения и поиска документов. Модернизация процесса управления документами оптимизирует рабочие процессы и позволяет корпоративным командам быстрее выполнять важную работу.

Внедрение СУД объединяет все документы в единую базу данных и автоматически оптимизирует создание новых и совместную работу с ними.  Алгоритмы шифрования и средства управления разрешениями защищают документы от несанкционированного доступа, а инструменты отслеживания обеспечивают необходимый надзор.

Базовые компоненты системы электронного документооборота создают организованную среду для управления документами и формируют основу для эффективности, производительности и целостности данных. Функции хранения и поиска, составляющие основу программного обеспечения СУД, обеспечивают:

• Централизованный источник информации. Документы из каждого отдела находятся в системе СУД, поэтому сотрудники точно знают, где найти важные данные.
• Удобный поиск. Параметры поиска по ключевым словам и полнотекстового поиска позволяют сотрудникам быстро находить необходимые документы. Метаданные помогают фильтровать в соответствии с такими категориями, как  тема, дата, отдел, проект или автор.
• Масштабируемость. Гибкое облачное хранилище можно масштабировать по мере необходимости для обработки изменений объема документов.
• Надежность данных. Централизованное хранилище автоматически синхронизирует обновления документов и данных, чтобы минимизировать задержки и поддерживать актуальные, точные записи.

• Автоматизация передачи документов и данных. Вложения электронной почты, счета-фактуры, Google Docs, электронные таблицы и данные из программных платформ, таких как CRM и ERP, регистрируются в системе без необходимости ручного ввода.

Система управления корпоративными документами объединяет критически важные данные на одной платформе, поэтому сотрудникам больше не нужно искать информацию в нескольких приложениях [1].

Управление корпоративными документами с использованием цифровых технологий может оказать огромное влияние на эффективность работы сотрудников. Время, необходимое для поиска того или иного документа, может сократиться в разы. Однако простого внедрения электронных систем недостаточно для того, чтобы технологии способствовали увеличению производительности. Путь к новому процессу управления документами начинается с планирования и оценки доступных решений. Необходимо предварительно провести исследования, аудиты, чтобы понять, какая именно система подходит данному конкретному предприятию. Все эти нюансы необходимо учитывать при выборе электронной системы для хранения, поиска документации и обеспечения непосредственного и безопасного доступа к ней.

Список использованной литературы

1. 1. Jordan S., Zabukovšek S., Šišovska Klančnik I. Document Management System – A Way to Digital Transformation. June 2022 Naše gospodarstvo/Our economy 68(2):43-54. URL: https://www.researchgate.net/publication/361922600_Document_Management_System_-_A_Way_to_Digital_Transformation (дата обращения 26.01.2025).
   2. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии 2023, Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   3. Антоненко И. Н. EAM-система TRIM: от автоматизации ТОиР к управлению активами // Автоматизация в промышленности. - 2015. - № 1.
   4. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии // Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   5. Антоненко И.Н. Семь шагов к эффективному управлению данными о производственных активах // Химагрегаты. — 2022. — №2(58). — С.28-32.
   6. Социальный опрос, анкета [Электронный ресурс]. – URL: https://forms.yandex.ru/cloud/admin/6739ad612530c25c7cc07471/answers?view= stats (дата обращения 25.01.2025).

Информация об авторах:

Сосновский Иван Владимирович – студент магистратуры, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

Елтышев Денис Константинович – доцент, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: НЕКОТОРЫЕ СТРАТЕГИИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Сосновский И. В.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Cochobckni@mail.ru

Елтышев Д. К.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра микропроцессорных средств автоматизации

Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

e-mail: Eltyshev@pstu.ru

Аннотация. В статье предпринята попытка анализа вариантов решения проблемы оперативного доступа к актуальной технической документации по оборудованию для специалистов, работающих с электротехническими системами, контрольно-измерительными приборами (КИП) и автоматизированными системами управления технологическими процессами (АСУ ТП). Поиск документации, зачастую хранящейся в централизованных архивах или на удаленных серверах, занимает значительное количество времени. Кроме того, отсутствие связи между оборудованием и его документами, а также вероятность потери или устаревания информации значительно осложняют процесс технического обслуживания.

Ключевые слова: техническая информация, контрольно-измерительные приборы, автоматизированные системы управления, технологические процессы, QR-коды, системы управления документами.

Поиск информации для проектов, отчетов и аудитов соответствия становится сложной задачей, когда документы хранятся на отдельных платформах, спрятаны в почтовых ящиках или изолированы в картотечных шкафах. Проблема усложняется еще больше, когда речь идет о крупном предприятии с обширной документацией и усложненной системой данных. Сотни (или тысячи) сотрудников ежедневно передают данные и делятся деталями проекта, поэтому важная информация может легко потеряться, неправильно скопироваться или быть отправлена ​​не тому человеку. Возникающая путаница и затраченное время влияют на эффективность и угрожают безопасности данных.

По данным опроса [6], проведенного среди специалистов по пуско-

наладке (ПНР) и обслуживанию контрольно-измерительных приборов

(КИП), автоматизированных систем управления технологическими

процессами (АСУ ТП) и электротехнического оборудования, более 30%

участников затрачивают от 3 часов до нескольких дней на поиск

недостающей документации. Аналогичные проблемы выявлены при подготовке наряд-допусков, что указывает на необходимость оптимизации

этих процессов.

Проблемы, с которыми сталкиваются специалисты, можно разделить на

несколько основных категорий:

• сложность поиска технической документации. Электрооборудование

и системы АСУ ТП часто сопровождаются большими объемами

документации, которая может включать схемы, паспорта, инструкции по

эксплуатации, протоколы калибровки и настройки. Важно иметь быстрый

доступ к актуальным документам, чтобы своевременно устранить

неисправности и выполнить техническое обслуживание;

• невозможность хранения всей документации вблизи оборудования.

На большинстве объектов, где используется электрооборудование, КИП и

АСУ ТП, невозможно хранить полные комплекты документации

непосредственно в местах расположения этих систем. Это связано с

ограничением пространства, необходимостью поддержания порядка на

рабочих местах и ограничениями по физическому доступу к архивам;

• риски задержек при подготовке документов для проведения пуско-

наладочных работ. Одним из важнейших аспектов в работе с КИП и АСУ ТП

является наличие своевременно подготовленных документов для наряд-

допуска и пуско-наладочных работ. На практике эти документы часто

отсутствуют или теряются, что требует дополнительного времени на их

поиск и восстановление.

Часть проблемы заключается в разрозненном подходе к созданию и хранению документов. Многие предприятия по-прежнему разделяют документы между бумажными и электронными файлами или используют мешанину цифровых приложений. Это создает неэффективную, запутанную, подверженную ошибкам систему, требующую много времени для поиска данных и обмена ими.

Когда сотрудники копируют информацию, ошибки могут поставить под угрозу точность данных. Безопасность также становится проблемой, особенно когда удаленные сотрудники используют компьютеры или сети без достаточной защиты от кибератак. Без возможности контролировать документы по всему предприятию можно не заметить ошибку вовремя, что приведет к проблемам в дальнейшем.

Подходы к решению проблемы быстрого доступа к документации для электрооборудования и АСУ ТП

Для решения описанных проблем существует несколько подходов,

направленных на упрощение доступа к документации, связанных с

электрооборудованием и автоматизацией процессов:

1) Использование QR-кодов на электрооборудовании и устройствах

КИП. Внедрение QR-кодов, размещенных непосредственно на оборудовании,

позволяет оперативно получить доступ к необходимой документации с

помощью мобильных устройств. Это решение особенно эффективно для

крупных объектов, где физическое хранение документации невозможно или

нецелесообразно. QR-коды могут быть привязаны к цифровым архивам с

документацией, включая схемы подключения, паспорта на оборудование,

протоколы настройки и эксплуатации.

2) Интеграция с мобильными приложениями для быстрого доступа.

Для повышения эффективности поиска и доступа к документации важно

использовать мобильные приложения, которые обеспечат быстрый поиск по

базе данных, доступной через QR-коды. Такие приложения могут быть

интегрированы с облачными хранилищами, что позволяет хранить

актуальную документацию и быстро обновлять ее при необходимости. При

этом специалисты могут в реальном времени получать доступ к документам

в процессе работы, что значительно ускоряет выполнение задач [2].

Системы управления документами

Системы управления документами обеспечивают централизованное цифровое решение для создания, организации, пересмотра, хранения и поиска документов. Модернизация процесса управления документами оптимизирует рабочие процессы и позволяет корпоративным командам быстрее выполнять важную работу.

Внедрение СУД объединяет все документы в единую базу данных и автоматически оптимизирует создание новых и совместную работу с ними.  Алгоритмы шифрования и средства управления разрешениями защищают документы от несанкционированного доступа, а инструменты отслеживания обеспечивают необходимый надзор.

Базовые компоненты системы электронного документооборота создают организованную среду для управления документами и формируют основу для эффективности, производительности и целостности данных. Функции хранения и поиска, составляющие основу программного обеспечения СУД, обеспечивают:

• Централизованный источник информации. Документы из каждого отдела находятся в системе СУД, поэтому сотрудники точно знают, где найти важные данные.
• Удобный поиск. Параметры поиска по ключевым словам и полнотекстового поиска позволяют сотрудникам быстро находить необходимые документы. Метаданные помогают фильтровать в соответствии с такими категориями, как  тема, дата, отдел, проект или автор.
• Масштабируемость. Гибкое облачное хранилище можно масштабировать по мере необходимости для обработки изменений объема документов.
• Надежность данных. Централизованное хранилище автоматически синхронизирует обновления документов и данных, чтобы минимизировать задержки и поддерживать актуальные, точные записи.

• Автоматизация передачи документов и данных. Вложения электронной почты, счета-фактуры, Google Docs, электронные таблицы и данные из программных платформ, таких как CRM и ERP, регистрируются в системе без необходимости ручного ввода.

Система управления корпоративными документами объединяет критически важные данные на одной платформе, поэтому сотрудникам больше не нужно искать информацию в нескольких приложениях [1].

Управление корпоративными документами с использованием цифровых технологий может оказать огромное влияние на эффективность работы сотрудников. Время, необходимое для поиска того или иного документа, может сократиться в разы. Однако простого внедрения электронных систем недостаточно для того, чтобы технологии способствовали увеличению производительности. Путь к новому процессу управления документами начинается с планирования и оценки доступных решений. Необходимо предварительно провести исследования, аудиты, чтобы понять, какая именно система подходит данному конкретному предприятию. Все эти нюансы необходимо учитывать при выборе электронной системы для хранения, поиска документации и обеспечения непосредственного и безопасного доступа к ней.

Список использованной литературы

1. 1. Jordan S., Zabukovšek S., Šišovska Klančnik I. Document Management System – A Way to Digital Transformation. June 2022 Naše gospodarstvo/Our economy 68(2):43-54. URL: https://www.researchgate.net/publication/361922600_Document_Management_System_-_A_Way_to_Digital_Transformation (дата обращения 26.01.2025).
   2. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии 2023, Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   3. Антоненко И. Н. EAM-система TRIM: от автоматизации ТОиР к управлению активами // Автоматизация в промышленности. - 2015. - № 1.
   4. Антоненко И. Н. Цифровизация обходов технологического оборудования на промышленном предприятии // Управление качеством. - 2023. - №7. - С. 24-31.
   5. Антоненко И.Н. Семь шагов к эффективному управлению данными о производственных активах // Химагрегаты. — 2022. — №2(58). — С.28-32.
   6. Социальный опрос, анкета [Электронный ресурс]. – URL: https://forms.yandex.ru/cloud/admin/6739ad612530c25c7cc07471/answers?view= stats (дата обращения 25.01.2025).

Информация об авторах:

Сосновский Иван Владимирович – студент магистратуры, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

Елтышев Денис Константинович – доцент, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Пермский национальный исследовательский политехнический университет, кафедра микропроцессорных средств автоматизации, Пермский край, г. Пермь 614990, Комсомольский проспект, 29.

1. Jordan S., Zabukovšek S., Šišovska Klančnik I. Document Management System – A Way to Digital Transformation. June 2022 Naše gospodarstvo/Our economy 68(2):43-54. URL: https://www.researchgate.net/publication/361922600_Document_Management_System_-_A_Way_to_Digital_Transformation (data obrascheniya 26.01.2025).

2. Antonenko I. N. Cifrovizaciya obhodov tehnologicheskogo oborudovaniya na promyshlennom predpriyatii 2023, Upravlenie kachestvom. - 2023. - №7. - S. 24-31.

3. Antonenko I. N. EAM-sistema TRIM: ot avtomatizacii TOiR k upravleniyu aktivami // Avtomatizaciya v promyshlennosti. - 2015. - № 1.

4. Antonenko I. N. Cifrovizaciya obhodov tehnologicheskogo oborudovaniya na promyshlennom predpriyatii // Upravlenie kachestvom. - 2023. - №7. - S. 24-31.

5. Antonenko I.N. Sem' shagov k effektivnomu upravleniyu dannymi o proizvodstvennyh aktivah // Himagregaty. — 2022. — №2(58). — S.28-32.

6. Social'nyy opros, anketa [Elektronnyy resurs]. – URL: https://forms.yandex.ru/cloud/admin/6739ad612530c25c7cc07471/answers?view= stats (data obrascheniya 25.01.2025).