г. Химки, г. Москва и Московская область, Россия
Россия
Рассматривается возможность внедрения принципов бережливого производства в деятельность кадровой службы ВУЗа, которые рассматриваются как основа для создания плана действий по улучшению рабочих процессов в подразделениях кадровой службы.
бережливое производство, виды потерь, реестр процессов, процесс «Управление персоналом».
Бережливое производство играет ведущую роль в снижении затрат организаций за счет выявления и устранения всех видов потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Работа по устранению потерь должна проводиться постоянно. С этой целью используются инструменты бережливого производства (система 5С, средства визуального контроля, стандартизированная работа, система вытягивания и др.), направленные на повышение качества работы.
В последние годы инструменты бережливого производства все чаще пытаются внедрить и во внепроизводственные сферы, в том числе в образование, здравоохранение, финансы, строительство и т.д. [1, с. 23–25].
В данной работе исследуется возможность внедрения концепции бережливого производства в деятельность кадровой службы Московского Политеха.
Отдел кадров является структурным подразделением Университета, целью деятельности которого является реализация кадровой политики в соответствии со стратегическими целями и задачами развития Университета.
Отдел кадров в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
- Прием, перемещение, увольнение работников Университета и издание соответствующих приказов.
- Обеспечение документального оформления приема на постоянную, временную работу и работу по совместительству, согласно трудовому законодательству, действующим правилам и инструкциям.
- Учет и работа с бланками, анкетами, трудовыми книжками и вкладышами к ним, а также с другой документацией, заполняемой при приеме, переводе и увольнении работника.
- Подготовка требуемых материалов и отчетов по кадрам и представление их в вышестоящие организации.
- Оформление и выдача необходимых справок, выписок из трудовых книжек, копий документов, связанных с трудовой деятельностью в Университете, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
- Оформление разрешений на пропуск в Университет.
- Подготовка документов по пенсионному страхованию и представление их в Пенсионный фонд, и органы социального обеспечения.
- Объявление, подготовка и проведение конкурсного отбора на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников Университета.
- Организация составления графика отпусков, учет использования работниками отпусков в соответствии с утвержденными графиками, дополнительных и учебных отпусков.
Основное внимание в структуре отдела кадров занимает процесс «Управление персоналом».
Для анализа данного процесса применяется процессный подход. Применительно к Университету реестр процессов и видов деятельности представлен в табл. 1.
Таблица1
Реестр процессов и видов деятельности Университета
|
1. |
Деятельность руководства |
|
1.1 |
Разработка политики и целей развития организации. Планирование деятельности. Управление рисками |
|
1.2 |
Распределение ответственности и полномочий |
|
1.3 |
Анализ деятельности со стороны руководства |
|
1.4 |
Информирование общества о деятельности Университета |
|
2 |
Основные процессы / виды деятельности |
|
2.1 |
Маркетинг |
|
2.2 |
Проектирование и разработка основных образовательных программ |
|
2.3 |
Довузовская подготовка и прием студентов |
|
2.3.1. Довузовская подготовка |
|
|
2.3.2. Прием студентов |
|
|
2.4 |
Реализация основных образовательных программ |
|
2.5 |
Научные исследования и разработки |
|
2.6 |
Подготовка научно-педагогических и научных кадров |
|
2.6.1. Разработка и реализация программ подготовки научно-педагогических и научных кадров |
|
|
2.6.2. Функционирование диссертационных советов и аттестация научно-педагогических и научных кадров |
|
|
2.7 |
Социально-воспитательная и внеучебная работа |
|
2.8 |
Разработка и реализация образовательных программ дополнительного профессионального образования |
|
2.9 |
Разработка и реализация программ повышения квалификации персонала |
|
3. |
Обеспечивающие процессы / виды деятельности |
|
3.1 |
Управление персоналом |
|
3.2 |
Библиотечное обслуживание |
|
3.3 |
Редакционно-издательская деятельность |
|
3.4 |
Управление образовательной средой |
|
3.4.1. Управление инфраструктурой |
|
|
3.4.2. Организация безопасности жизнедеятельности |
|
|
3.4.3. Управление закупками |
|
|
3.5 |
IT – инфраструктура |
|
3.6 |
Управление документацией и записями |
|
4. |
Измерение, анализ и улучшения в рамках основных и обеспечивающих процессов / видов деятельности |
|
4.1 |
Внутренние аудиты |
|
4.2 |
Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия |
|
4.3 |
Мониторинг, измерение, анализ, улучшение процессов и видов деятельности. |
Схема взаимодействия процессов и видов деятельности Университета представлена на рис. 1.
Основная идея внедрения принципов бережливого производства в деятельность Университета состоит в постоянном стремлении исключить любые виды потерь, не добавляющих ценности образовательному и / или научному процессам. Бережливый Университет – это особая схема управления вузом.
В целях управления персоналом были проанализированы инструменты бережливого производства и были выявлены основные виды потерь в деятельности кадровой службы (табл. 2).
Таблица 2
Основные виды потерь в деятельности кадровой службы
|
Вид потерь |
Определение |
Примеры потерь |
|
Перепроизводство |
Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется. |
Составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны; изготовление лишних копий документов; пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз; ввод повторяющейся информации во множество документов |
|
Ожидание |
Любое ожидание (людей, подписи, информации и т.д.) |
Большое количество обязательных подписей и разрешений; зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задач; задержки в получении информации; проблемы с программным обеспечением; выполнение задачи разными отделами; нечеткое распределение зон ответственности между подразделениями |
|
Движение |
Любые передвижения людей, документов и / или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность |
Поиск файлов на компьютере; поиск документов в картотеке; постоянное перечитывание справочников в поисках информации; передача документов на следующий этап работы вручную; выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия |
|
Перемещение |
Бесполезные перемещения документов, которое не добавляет ценности |
Отправка ненужных документов; слишком частая регистрация документов, находящихся в работе; слишком большое количество адресов в списке рассылки; передача документов на следующий этап работы вручную; выполнение одной задачи несколькими работниками; неправильная расстановка приоритетов |
|
Излишняя обработка |
Лишние операции или избыточные усилия при выполнении работы, которые не нужны потребителю |
Дублирующие друг друга отчеты или информация; ввод повторяющихся данных; распространение недостоверной информации; постоянная правка документов; ненужные проверки |
|
Запасы |
Кипы бумаг, лишние канцелярские принадлежности, большое число подписей на документах |
Документы, ожидающие чьей-либо подписи или визы; работа, для продолжения которой требуется завершение других процессов; устаревшие документы; устаревшее офисное оборудование; недостаточная подготовка вспомогательного персонала; покупка лишних канцелярских принадлежностей |
|
Нерациональное использование рабочей силы |
Использование труда людей нерационально, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей. |
Нарушение сроков выполнения заданий; неравномерное распределение объема работ из-за того, что люди не обучены смежным специальностям; частые прогулы и большая текучесть кадров; неадекватная система управления результативностью; недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу. |
В качестве инструмента, способного привести к сокращению потерь времени при взаимодействии с кадровым потенциалом Университета, было предложено внедрение и использование личного кабинета преподавателя.
Личный кабинет – инструмент для повышения эффективности взаимодействия с работником.
Личный кабинет – это ресурс, с помощью которого предполагается существенным образом упростить работу преподавателя, связанную с заполнением и представлением различных форм отчетности, заполнение трудовых договоров, заказов различных справок и копий документов, сократить количество бумажных форм, которые в настоящее время требуются от преподавателей, поскольку вся необходимая информация будет аккумулироваться и храниться в личном кабинете.
В современное время человечество стоит на пороге глобальной информатизации общества. Благодаря стремительному развитию средств информационных и коммуникационных технологий возникает новая, информационная среда обитания и жизнедеятельности, формируется постиндустриальное, информационное общество. Именно поэтому возникает потребность использования личного кабинета в традиционном образовании.
В личном кабинете преподавателя предоставляется возможность работы со следующими индивидуальными ресурсами:
- информация персонального характера (сведения о стаже, базовом образовании, повышении квалификации, образовательной деятельности, научных интересах и др.);
- информация о научных трудах (учебниках и учебных пособиях, монографиях, опубликованных статьях, полученных патентах и др.);
- материалы для оценивания образовательной деятельности обучающихся (электронные журналы по дисциплинам, методики оценивания);
- сведения для оценки деятельности (определения рейтинга) преподавателей и кафедр;
- методики (анкеты, опросники) оценки удовлетворенности организацией научно-образовательного процесса в Университете.
По мере необходимости функциональные возможности личного кабинета могут дополняться иными ресурсами.
Актуальность выбранного направления обусловлена тем, что роль личных кабинетов в современной жизни постоянно возрастает, личный кабинет приобретает большое значение не только для предпринимателей, но и для обычных пользователей информационными ресурсами. Вместе с тем, возможности личного кабинета полностью не исследованы, поэтому многие потенциальные пользователи личного кабинета не знают о его возможностях, что затрудняет его распространение.
Функционал личного кабинета представляет собой полномерный инструмент контроля и управления взаимодействиями с преподавателем, включающий в себя основные инструменты (рис. 4):
- интеграция с 1С, переносящая данные из личного кабинета в 1С и наоборот;
- управление задачами и бизнес-процессами;
- возможность заказа различных справок и копий документов прямо со страницы личного кабинета,
- возможность быстрого обмена документами (трудовыми договорами);
- управление услугами и мн. др.
1. Теппинг Д. Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег / Дон Теппинг, ЭниДанн; Пер. с анг. – 5-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2018. – 322 с.
2. Управление качеством: учебник/ коллектив авторов; под общ. Ред. С.А. Зайцева. – Москва: КНОРУС, 2018. – 422 с.
3. Баранов А. Развитие производственных систем: стратегия бизнес-прорыва. Кайдзен. Лидерство. Бережливое производство/ А. Баранова и Р. Нугайбекова. – СПб.: Питер, 2015. – 272 с.
4. Вумек Дж., Джонс Д. Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании/Дж.Вумек, Д. Джонс. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.
